Depuis des décennies, nous passons plus de temps à travailler qu’à faire presque n’importe quoi d’autre. Et pourtant, avez-vous déjà passé une journée où vous aviez l’impression de ne pas en faire assez ?
Huit heures par jour, cinq jours par semaine, cela peut sembler une éternité sur le papier, mais nous avons tous des moments où nous sommes distraits ou où nous nous sentons moins productifs que nous pourrions l’être.
Voici selon les expert en placement des hôtes et des hôtesses en entrepris a Lyon, quelques conseils et astuces pour essayer de maximiser votre temps chaque jour :
- Commencez votre matinée en établissant des priorités
Rédigez une liste de vos trois tâches les plus importantes. Placez cette liste à un endroit bien en vue sur votre bureau, où elle sera visible à tout moment. Rédigez une description claire de chaque tâche, aussi précise que possible tout en étant concise. Cela vous aidera à rester concentré sur ces tâches, et la description vous rappellera ce qui doit être fait et pourquoi.
- Mettez en place une alarme pour les e-mails
Il est si facile de se laisser distraire par les e-mails, en les vérifiant toutes les quelques minutes pour s’assurer de ne rien manquer. Mais cela fait aussi du courrier électronique un énorme voleur de temps. Réglez plutôt des alarmes pour vérifier vos e-mails une fois de temps en temps – peut-être une fois par heure – afin de vous assurer que vous gardez le contrôle de votre boîte de réception, sans pour autant la laisser empiéter sur vos autres tâches.
- Organisez, organisez, organisez
À quoi ressemble votre bureau ? Y a-t-il des papiers partout, ou est-il bien rangé et propre ? Éliminez les papiers superflus, les bibelots et autres objets qui vous encombrent et rationalisez ainsi votre flux de travail. Vous serez également moins stressé si vous pouvez voir tout ce qui se trouve devant vous, au lieu de vous demander où est passé ce rapport.
- Planifiez moins de réunions, mais rendez-les plus percutantes
Cela peut sembler révolutionnaire, mais les réunions ne produisent pas souvent des résultats immédiats. Elles demandent du temps qui n’est pas consacré au projet en cours. De nombreuses réunions pourraient être condensées en un ou deux e-mails, ce qui ferait gagner du temps à tout le monde. Au lieu de cela, ne prévoyez des réunions que lorsque le sujet est le plus urgent, et même dans ce cas, faites en sorte qu’elles soient courtes et ciblées.
- Apprenez à dire “non”.
Il s’agit d’une autre grève révolutionnaire, mais qui vaut la peine d’être prise. Il arrive un moment où vous devrez refuser d’aider quelqu’un pour réaliser vos priorités. C’est normal. Soyez poli, mais ferme, sans vous excuser. Plus vous acceptez de travail de la part d’autres personnes, moins vous avez de temps pour vos priorités. Si la demande émane de votre supérieur hiérarchique, écoutez-la, puis demandez poliment à quel élément de votre liste vous devriez renoncer pour répondre à cette demande.
- Trouvez votre rythme
À moins que vous n’ayez besoin d’un silence complet pour vous concentrer, un peu de musique de fond peut vous aider à vous concentrer sur les tâches à accomplir. Il existe des sites Web et des listes de lecture explicitement conçus pour aider à transmettre un sentiment de calme et à favoriser la concentration, mais s’il y a un groupe ou un genre que vous aimez écouter à la maison parce qu’il vous permet de vous détendre, voyez si ce même groupe vous aide au travail.
- Fixez des limites aux tâches routinières et simplifiez-les
Nous perdons tellement de temps à accomplir des tâches banales qu’il doit exister un moyen plus naturel de les réaliser. Pouvez-vous mettre en place un modèle d’e-mail, ou une liste de contrôle prototype, pour les messages ou les tâches que vous devez rédiger quotidiennement ? En prenant quelques minutes maintenant pour le mettre en place, vous gagnerez des minutes chaque semaine, et des heures chaque année.
- Utilisez un gestionnaire de mots de passe
La prochaine fois que vous devrez changer un mot de passe, laissez votre navigateur établir un code aléatoire complexe, puis enregistrez-le. Vous n’aurez plus jamais à vous en souvenir. Ensuite, allez en ligne et trouvez un gestionnaire de mots de passe qui stockera et conservera automatiquement vos mots de passe sur tous vos appareils. C’est un outil “à définir et à oublier” qui vous évitera d’avoir à vous souvenir du code de chaque site Web que vous utilisez.
Toutes ces petites astuces peuvent se traduire par des économies importantes sur le long terme. Tout ce temps est un cadeau que vous vous êtes fait, en plus de réduire le stress et de vous aider à maintenir ces priorités importantes.
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